Ben jij een organisatietalent dat graag het verschil maakt? Als managementassistent(e) ben jij de onmisbare steun voor het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, zodat de focus kan liggen waar die hoort: op de inhoud. En krijg jij energie van het versterken van het digitaal (samen)werken? Dan is deze rol bij provincie Overijssel jouw kans.
Jouw uitdaging als managementassistent(e) afdeling Economie en Cultuur
Als managementassistent(e) ondersteun je een of meer teamleiders van de afdeling Economie en Cultuur op professionele en proactieve wijze. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- het beheren en bewaken van de agenda, inplannen van afspraken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie en stukken tijdig beschikbaar zijn;
- het bijhouden van de e-mail, zaken (waar mogelijk) zelfstandig afhandelen en signaleren wat aandacht vraagt;
- het ondersteunen van het managementteam van de afdeling EC. Je draagt zorg voor de bewaking van de afgesproken acties en een goede archivering van documenten;
- een bijdrage leveren aan het organiseren van bijeenkomsten en evenementen binnen de afdeling;
- een nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de organisatie. Hierin heb je een verbindende rol;
- je draagt bij aan de doorontwikkeling van het secretariaat door open te staan voor vernieuwingen en hierover actief mee te denken met de procesregisseur/verbinder van de vakgroep ondersteuners. In dat kader lever je ook een actieve bijdrage in de ontwikkeling en versterking van het digitaal samenwerken binnen het secretariaat en de afdeling Economie en Cultuur.
Kortom: een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid, vrijheid en ruimte voor eigen initiatief.
Jouw profiel
De belangrijkste competenties voor deze functie zijn: (digitaal) samenwerken, plannen- en organiseren en nauwkeurigheid:
- Samenwerken: je schakelt soepel tussen verschillende stakeholders en communiceert hierbij helder en tactvol. Je bouwt gemakkelijk relaties op en onderhoudt deze. Daarnaast pas jij je communicatiestijl aan op je gesprekspartner en de situatie.
- Plannen- en organiseren: je stelt prioriteiten en bewaakt deadlines effectief. Je houdt het overzicht bij het uitvoeren van meerdere taken en verantwoordelijkheden. Hierin kun je goed en snel schakelen zonder het doel uit het oog te verliezen. Proactief werken en anticiperen op veranderingen gaat je goed af.
- Nauwkeurigheid: je werkt gestructureerd en zorgvuldig, ook onder tijdsdruk. Je blijft flexibel en past je aan veranderende omstandigheden aan. Kwaliteit en focus behoud je in een dynamische omgeving.
- Digitaal werken: je hebt affiniteit en kennis van digitaal samenwerken, bij voorkeur binnen de omgeving van Microsoft 365. Je bent in staat anderen hierover te inspireren en je kennis over te dragen om zo het digitaal (samen)werken binnen het secretariaat en de afdeling te versterken
Je brengt in ieder geval mee:
- minimaal een mbo 4 werk- en denkniveau;
- enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
- je bent bekend met het werken in een bestuurlijke omgeving (politiek-bestuurlijke sensitiviteit);
- goede communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
Wij bieden
Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:
- een bruto maandsalaris van minimaal €2.749,50 en maximaal €3.851,87 (schaal 7) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
- een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
- goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen;
- een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
- een dienstverband voor 36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;
- een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor.
Meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.
Jouw plek binnen de organisatie
Als managementassistent van het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur maak je onderdeel uit van het secretariaat van de afdeling. Momenteel bestaat het secretariaat uit vijf secretaresses die samen alle teamleiders en hun teams ondersteunen en ontzorgen. Ze zijn goed op de hoogte van wat er allemaal speelt, leiden alles in goede banen en regelen wat er geregeld moet worden. Binnen de provincie is recent een coördinator voor de ondersteuning aangesteld. Zij is verantwoordelijk voor de verdere professionalisering en uniformering van de verschillende secretariaten.
De afdeling Economie en Cultuur is één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het economische en culturele beleid, als ook sociale kwaliteit. Enkele voorbeelden van belangrijke thema’s zijn energietransitie, innovatie, het sociaal-cultureel vestigingsklimaat en de arbeidsmarkt. Er is een intensieve samenwerking met inwoners, bedrijven, andere overheden en verschillende belangengroepen, waarbij wordt ingespeeld op initiatieven die aansluiten bij de provinciale ambities.
Contact
Heb je inhoudelijke vragen over de vacature? Gerdo Peters, teamleider Secretariaat, beantwoordt graag jouw vragen via 06 46 84 61 11 of g.peters@overijssel.nl. Wil je meer weten over de werving- en selectieprocedure? Neem dan contact op met Nicole Hofma-Noordhuis via recruitment@overijssel.nl.
Sollicitatieprocedure
Enthousiast? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton op deze pagina.
We zien graag terug in jouw motivatiebrief waaruit blijkt dat jij over de vier beschreven competenties beschikt. Licht deze toe aan de hand van concrete voorbeelden. Geef daarnaast in jouw motivatiebrief een voorbeeld van een onverwachte situatie waarin je moest handelen:
- hoe heb je gehandeld?
- wie heb je hierbij betrokken?
- als je terugkijkt op deze situatie, wat was er succesvol en waar blijkt dat uit?
- wat zou je een volgende keer anders doen?
Verder is digitaal (samen)werken een belangrijk thema binnen onze afdeling. We zoeken een collega die hier graag een bijdrage aan wil leveren. Daarom zien wij in jouw motivatie graag terug waar dit uit blijkt.
Alle sollicitatiegesprekken vinden plaats in Zwolle. Het eerste gesprek vindt plaats op maandag 13 juli (middag) en het tweede gesprek vindt plaats vrijdag 17 juli (ochtend). Het arbeidsvoorwaardengesprek op dinsdag 21 juli.
Solliciteren kan tot en met 29 juni
Let op: interne kandidaten hebben bij deze vacature voorrang op externe kandidaten. Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.