Dienstverband:
Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband
Contracturen:
32
Organisatie:
Zwolle
Vakgebied:
Administratief/secretarieel
Salarisschaal:
9
Reageren tot:
Werk-/denkniveau:
MBO
Functieomschrijving
Je team / afdeling
Top-Services bestaat uit managementassistenten en ondersteunende professionals. Zij werken binnen verschillende afdelingen en domeinen van gemeente Zwolle. Als kwaliteitsadviseur werk je niet voor één secretariaat, maar juist voor en mét alle secretariaten.
We zoeken iemand die het team aanvult met verbinding, structuur en verbeterkracht. Iemand die collega’s helpt zonder het werk over te nemen, makkelijk contact legt en mensen weet mee te nemen in een gezamenlijke werkwijze.
Top verzorgt de managementondersteuning voor leidinggevenden en afdelingen binnen gemeente Zwolle. Denk aan agenda- en mailboxbeheer, informatievoorziening, procesondersteuning en organisatorische ondersteuning.
De uitdaging is om deze dienstverlening klaar te maken voor de toekomst. Top-Services wil de samenwerking tussen secretariaten versterken, werkprocessen eenduidiger maken, kennis beter delen en de continuïteit van de ondersteuning vergroten. Zo ontstaat een herkenbare, Top-brede werkwijze en houden we de kwaliteit van de ondersteuning op peil.
Als kwaliteitsadviseur werk je intern samen met managementassistenten, de teamleiders van Top en met afdelingen als HR, Financiën en Informatievoorziening. Af en toe werk je ook samen met externe partijen, zoals leveranciers of opleidings- en kennispartners.
De cultuur is collegiaal, betrokken en dienstverlenend. Medewerkers staan voor elkaar klaar en voelen zich verantwoordelijk voor goede ondersteuning. Tegelijk werken we aan meer samenwerking, kennisdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Dit doe jij
Als kwaliteitsadviseur borg en verbeter je de kwaliteit, uniformiteit en continuïteit van de managementondersteuning binnen Top. Je combineert analyseren met praktisch ondersteunen en zorgt dat afspraken niet alleen op papier staan, maar ook in de praktijk werken. Daarnaast ben je bezig met het versterken van samenwerking en kennisuitwisseling tussen secretariaten.
Kwaliteitsborging en procesverbetering
Je analyseert, beschrijft, actualiseert en verbetert de Top-brede werkprocessen, werkwijzen en instructies. Je maakt verschillen, knelpunten en risico’s zichtbaar en vertaalt die naar haalbare verbetervoorstellen en implementeert deze. Daarbij blijf je toetsen of de afgesproken verbetervoorstellen in de praktijk werken.
Adviseren, instrueren en ondersteunen
Je geeft praktisch en uitvoeringsgericht advies aan de managementassistenten. Je ondersteunt collega’s bij het toepassen van processen, systemen, formats en hulpmiddelen en toetst de afgesproken werkwijzen. Je organiseert en ondersteunt kennis-, instructie- en praktijkgerichte bijeenkomsten
Kennismanagement en onboarding
Je houdt werkinstructies, formats, handleidingen en centrale informatie actueel, toegankelijk en vindbaar. Ook ondersteun je een uniforme onboarding en kennisoverdracht bij instroom, uitstroom en functiewisselingen.
Digitalisering, monitoring en terugkoppeling
Je ziet kansen om slimmer en efficiënter te werken, ondersteunt bij het testen en invoeren van nieuwe hulpmiddelen en verzamelt ervaringen van gebruikers. Je legt je bevindingen en verbeteracties vast en rapporteert regelmatig aan de teamleiders.
Wat maakt deze functie interessant?
Je krijgt de kans om een nieuwe functie binnen Top meer vorm te geven en zichtbaar impact te maken op de managementondersteuning binnen gemeente Zwolle. Je werkt op het snijvlak van kwaliteit, dienstverlening, procesverbetering, digitalisering en kennisontwikkeling. De functie biedt ruimte om je verder te ontwikkelen in kwaliteit, procesverbetering, projectmatig werken en advisering binnen de bedrijfsvoering.
Dit ben jij
Je ziet van nature hoe het werk slimmer, eenvoudiger en beter kan. Je houdt van structuur, bent toegankelijk, praktisch en zorgvuldig en combineert analyseren met doen. Collega’s ervaren jou als iemand die overzicht houdt, afspraken bewaakt, en zoekt naar oplossingen die uitvoerbaar zijn.
Je brengt in elk geval het volgende mee:
Drie belangrijke competenties:
Deze functie past bij iemand die meer invloed wil hebben op verbeteringen, minder puur uitvoerend wil werken en energie krijgt van afwisseling, kennisdeling en organisatieontwikkeling. Bij Zwolle krijg je de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en een nieuwe rol verder vorm te geven.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 28-32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.
Je kunt het volgende van ons verwachten:
Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier.
Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, Top- Services via s.huisman@zwolle.nl.
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met 4 november 2026, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De eerste gespreksronde staat gepland op woensdagochtend 10 november. De tweede gespreksronde staat gepland op donderdagmiddag 12 november.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Werk dat de stad voelt
Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.
Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.
Top-Services bestaat uit managementassistenten en ondersteunende professionals. Zij werken binnen verschillende afdelingen en domeinen van gemeente Zwolle. Als kwaliteitsadviseur werk je niet voor één secretariaat, maar juist voor en mét alle secretariaten.
We zoeken iemand die het team aanvult met verbinding, structuur en verbeterkracht. Iemand die collega’s helpt zonder het werk over te nemen, makkelijk contact legt en mensen weet mee te nemen in een gezamenlijke werkwijze.
Top verzorgt de managementondersteuning voor leidinggevenden en afdelingen binnen gemeente Zwolle. Denk aan agenda- en mailboxbeheer, informatievoorziening, procesondersteuning en organisatorische ondersteuning.
De uitdaging is om deze dienstverlening klaar te maken voor de toekomst. Top-Services wil de samenwerking tussen secretariaten versterken, werkprocessen eenduidiger maken, kennis beter delen en de continuïteit van de ondersteuning vergroten. Zo ontstaat een herkenbare, Top-brede werkwijze en houden we de kwaliteit van de ondersteuning op peil.
Als kwaliteitsadviseur werk je intern samen met managementassistenten, de teamleiders van Top en met afdelingen als HR, Financiën en Informatievoorziening. Af en toe werk je ook samen met externe partijen, zoals leveranciers of opleidings- en kennispartners.
De cultuur is collegiaal, betrokken en dienstverlenend. Medewerkers staan voor elkaar klaar en voelen zich verantwoordelijk voor goede ondersteuning. Tegelijk werken we aan meer samenwerking, kennisdeling en gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Dit doe jij
Als kwaliteitsadviseur borg en verbeter je de kwaliteit, uniformiteit en continuïteit van de managementondersteuning binnen Top. Je combineert analyseren met praktisch ondersteunen en zorgt dat afspraken niet alleen op papier staan, maar ook in de praktijk werken. Daarnaast ben je bezig met het versterken van samenwerking en kennisuitwisseling tussen secretariaten.
Kwaliteitsborging en procesverbetering
Je analyseert, beschrijft, actualiseert en verbetert de Top-brede werkprocessen, werkwijzen en instructies. Je maakt verschillen, knelpunten en risico’s zichtbaar en vertaalt die naar haalbare verbetervoorstellen en implementeert deze. Daarbij blijf je toetsen of de afgesproken verbetervoorstellen in de praktijk werken.
Adviseren, instrueren en ondersteunen
Je geeft praktisch en uitvoeringsgericht advies aan de managementassistenten. Je ondersteunt collega’s bij het toepassen van processen, systemen, formats en hulpmiddelen en toetst de afgesproken werkwijzen. Je organiseert en ondersteunt kennis-, instructie- en praktijkgerichte bijeenkomsten
Kennismanagement en onboarding
Je houdt werkinstructies, formats, handleidingen en centrale informatie actueel, toegankelijk en vindbaar. Ook ondersteun je een uniforme onboarding en kennisoverdracht bij instroom, uitstroom en functiewisselingen.
Digitalisering, monitoring en terugkoppeling
Je ziet kansen om slimmer en efficiënter te werken, ondersteunt bij het testen en invoeren van nieuwe hulpmiddelen en verzamelt ervaringen van gebruikers. Je legt je bevindingen en verbeteracties vast en rapporteert regelmatig aan de teamleiders.
Wat maakt deze functie interessant?
Je krijgt de kans om een nieuwe functie binnen Top meer vorm te geven en zichtbaar impact te maken op de managementondersteuning binnen gemeente Zwolle. Je werkt op het snijvlak van kwaliteit, dienstverlening, procesverbetering, digitalisering en kennisontwikkeling. De functie biedt ruimte om je verder te ontwikkelen in kwaliteit, procesverbetering, projectmatig werken en advisering binnen de bedrijfsvoering.
Dit ben jij
Je ziet van nature hoe het werk slimmer, eenvoudiger en beter kan. Je houdt van structuur, bent toegankelijk, praktisch en zorgvuldig en combineert analyseren met doen. Collega’s ervaren jou als iemand die overzicht houdt, afspraken bewaakt, en zoekt naar oplossingen die uitvoerbaar zijn.
Je brengt in elk geval het volgende mee:
- mbo+/hbo werk- en denkniveau;
- ervaring met managementondersteuning, administratieve ondersteuning, procesondersteuning of een vergelijkbare werkomgeving;
- ervaring met procesmatig werken en met het vastleggen, toepassen of verbeteren van processen en procedures;
- je kunt goed praktische uitleg en instructie geven en neemt anderen er in mee;
- goede mondelinge, schriftelijke en digitale vaardigheden;
- interesse in kennisdeling, kwaliteitsverbetering, dienstverlening en digitalisering.
Drie belangrijke competenties:
- Analytisch en kwaliteitsgericht: je ziet verbanden, signaleert verbetermogelijkheden en werkt zorgvuldig.
- Samenwerkingsgericht en verbindend: je creëert draagvlak en brengt verschillende perspectieven bij elkaar.
- Communicatief sterk: je legt helder uit, adviseert, instrueert en neemt collega’s mee in de uniforme werkwijze.
Deze functie past bij iemand die meer invloed wil hebben op verbeteringen, minder puur uitvoerend wil werken en energie krijgt van afwisseling, kennisdeling en organisatieontwikkeling. Bij Zwolle krijg je de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en een nieuwe rol verder vorm te geven.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 28-32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.
Je kunt het volgende van ons verwachten:
- een bruto maandsalaris in functieschaal 9, op basis van een werkweek van 24-32 uur. Het exacte bedrag volgt de actuele salaristabel en is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
- 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
- een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
- een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.
Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier.
Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Mail met Suzan Huisman, Top- Services via s.huisman@zwolle.nl.
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met 4 november 2026, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De eerste gespreksronde staat gepland op woensdagochtend 10 november. De tweede gespreksronde staat gepland op donderdagmiddag 12 november.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Werk dat de stad voelt
Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.
Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.