Dienstverband:
Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband
Contracturen:
32
Organisatie:
Zwolle
Vakgebied:
Administratief/secretarieel
Salarisschaal:
8
Reageren tot:
Werk-/denkniveau:
MBO
Functieomschrijving
Als Managementassistent directie ben jij de stabiele en betrouwbare spil achter het directieteam van Zwolle. Je organiseert, prioriteert en anticipeert, zodat directeuren en gemeentesecretaris zich kunnen richten op de koers van de stad. Met bestuurlijke sensitiviteit, discretie en scherp overzicht ontzorg je op hoog niveau en zorg je dat alles - van agenda tot besluitvorming - soepel en professioneel verloopt.
Je team
Als managementassistent ben je onderdeel van de afdeling Top-Services. Bij Top-Services werken bijna 80 professionals die het primaire proces van de gemeente Zwolle ondersteunen. De afdeling bestaat uit adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en managementassistenten.
We zoeken een enthousiaste managementassistent voor het directieteam Zwolle. Het directieteam bestaat op dit moment uit 3 directeuren en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Dit doe jij
Als managementassistent van de directie heb je een divers en complex takenpakket. Je zorgt voor een goed georganiseerde agenda en fungeert als buffer tussen de directeur en medewerkers, externe personen en instanties, zodat de directeur zoveel mogelijk ontzorgt wordt. Je kunt snel schakelen: het ene moment plan je afspraken en prioriteer je mail, het volgende moment reageer je op een urgente situatie in de stad of organisatie. Samen met het directiesecretariaat verdeel je het werk dan soepel.
Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, handelt telefoontjes af en registreert binnenkomende post. Je verzamelt benodigde informatie, stelt conceptantwoorden op en handelt zaken waar mogelijk zelfstandig af. Met vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om.
Je verzorgt de verslaglegging van vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt dat stukken tijdig in iBabs staan. Je weet snel wat relevant is voor vervolgafspraken. Daarnaast houd je overzicht in de agenda, anticipeer je op wat eraan komt, en geef je gevraagd en ongevraagd advies. Ook ondersteun je bij facturatie, inkooporders en de codering van facturen.
Dit ben jij
Je bent een ervaren en professionele managementassistent die de handen uit de mouwen steekt. Je beschikt over inlevingsvermogen en een proactieve werkhouding: je ziet wat er moet gebeuren zonder dat dit expliciet gevraagd hoeft te worden. Discretie is voor jou vanzelfsprekend. Je stelt je representatief op in het contact met de diverse contacten van het directieteam, bent bestuurlijk sensitief en digitaal vaardig. Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. De Nederlandse taal beheers je uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je schakelt snel, kunt goed zelfstandig werken en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.
Daarnaast beschik je over een mbo+ of hbo-diploma, aangevuld met een relevante vooropleiding.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. De vaste werkdagen zijn maandag, dinsdag en vrijdag; de vierde dag (woensdag of donderdag) wordt in overleg vastgesteld.
Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.
Je kunt het volgende van ons verwachten:
Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina.
Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Bel of mail met Miriam Frietema, teamleider Top-services: (06) 15 35 87 52 / m.frietema@zwolle.nl.
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met woensdag 18 maart 2026, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De gesprekken worden gepland in week 13 en week 14.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Zwolle, hart voor de stad en voor de organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.
We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.
Je team
Als managementassistent ben je onderdeel van de afdeling Top-Services. Bij Top-Services werken bijna 80 professionals die het primaire proces van de gemeente Zwolle ondersteunen. De afdeling bestaat uit adviseurs facilitaire zaken, de Servicedesk Facilitair en managementassistenten.
We zoeken een enthousiaste managementassistent voor het directieteam Zwolle. Het directieteam bestaat op dit moment uit 3 directeuren en de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Dit doe jij
Als managementassistent van de directie heb je een divers en complex takenpakket. Je zorgt voor een goed georganiseerde agenda en fungeert als buffer tussen de directeur en medewerkers, externe personen en instanties, zodat de directeur zoveel mogelijk ontzorgt wordt. Je kunt snel schakelen: het ene moment plan je afspraken en prioriteer je mail, het volgende moment reageer je op een urgente situatie in de stad of organisatie. Samen met het directiesecretariaat verdeel je het werk dan soepel.
Je beheert meerdere mailboxen, filtert berichten, handelt telefoontjes af en registreert binnenkomende post. Je verzamelt benodigde informatie, stelt conceptantwoorden op en handelt zaken waar mogelijk zelfstandig af. Met vertrouwelijke informatie ga je zorgvuldig om.
Je verzorgt de verslaglegging van vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt dat stukken tijdig in iBabs staan. Je weet snel wat relevant is voor vervolgafspraken. Daarnaast houd je overzicht in de agenda, anticipeer je op wat eraan komt, en geef je gevraagd en ongevraagd advies. Ook ondersteun je bij facturatie, inkooporders en de codering van facturen.
Dit ben jij
Je bent een ervaren en professionele managementassistent die de handen uit de mouwen steekt. Je beschikt over inlevingsvermogen en een proactieve werkhouding: je ziet wat er moet gebeuren zonder dat dit expliciet gevraagd hoeft te worden. Discretie is voor jou vanzelfsprekend. Je stelt je representatief op in het contact met de diverse contacten van het directieteam, bent bestuurlijk sensitief en digitaal vaardig. Je beschikt over uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden. De Nederlandse taal beheers je uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je schakelt snel, kunt goed zelfstandig werken en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.
Daarnaast beschik je over een mbo+ of hbo-diploma, aangevuld met een relevante vooropleiding.
Dit bieden wij
Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. De vaste werkdagen zijn maandag, dinsdag en vrijdag; de vierde dag (woensdag of donderdag) wordt in overleg vastgesteld.
Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.
Je kunt het volgende van ons verwachten:
- een bruto maandsalaris van maximaal € 4.499 (functieschaal 8) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
- 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
- een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
- een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.
Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina.
Meer weten?
Wil je meer weten over de functie? Bel of mail met Miriam Frietema, teamleider Top-services: (06) 15 35 87 52 / m.frietema@zwolle.nl.
Solliciteren
Solliciteren kan tot en met woensdag 18 maart 2026, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De gesprekken worden gepland in week 13 en week 14.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Zwolle, hart voor de stad en voor de organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.
We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent.
Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?
Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.