Dienstverband: 
Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband
Aantal uren per week: 
28
Organisatie: 
Apeldoorn
Vakgebied: 
Administratief/secretarieel
Salarisschaal: 
7
Werk-/denkniveau: 
MBO
Reageren tot: 
zondag, 18 november, 2018

Eenheidssecretaresse


Tijdelijke functie met uitzicht op vast voor 28-32 uur per week.

Organisatie
Gemeente Apeldoorn, eenheid Organisatie

De gemeente Apeldoorn is als stad en organisatie volop in beweging. Met ruim 160.000 inwoners zijn we de 11e gemeente van Nederland. De organisatie bestaat uit 1.300 medewerkers verdeeld over 11 eenheden, waaronder de eenheid Organisatie.

We zijn een open en ambitieuze organisatie, met volop kansen voor ontwikkeling. Wat nieuwe medewerkers opvalt is de informele sfeer en de open en behulpzame houding van collega’s. Verder zijn we betrokken, uitnodigend en slagvaardig; dit zijn de kernwaarden die je terugziet in ons werk en onze houding. Met ons werk dragen we bij aan de vier strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn door ontwikkelen als comfortabele gezinsstad, de Ondernemende Stad en als Toeristisch toplandschap. Duurzaam Apeldoorn is ons vierde strategische doel. Daarnaast zijn er nog drie specifieke topthema’s: een inclusieve samenleving waarin iedereen ertoe doet, het samen toekomstbestendig maken van de verouderde wijken (burgerparticipatie en revitalisering) en gezonde gemeentefinanciën.

Over de eenheid
De secretaresse Vakgroepen maken onderdeel uit van de eenheid Organisatie. In deze eenheid wordt gewerkt aan medewerker-, team- en organisatie- ondersteuning, advisering en verbetering. De opgave is om vanuit een gemeenschappelijke ambitie en visie te werken. Samenwerken en leren is leidend, ook aan de top van de organisatie. De organisatie ontwikkelt zich ‘door’ tot een excellente organisatie. Om aan de (complexe) vraag vanuit de samenleving te kunnen voldoen hebben we medewerkers nodig die flexibel inzetbaar zijn, die van buiten naar binnen denken en die beschikken over netwerkvaardigheden.

Over het team
Binnen de gemeente zijn er 4 secretaresse Vakgroepen te weten;

Vakgroep Bestuursondersteuning

Vakgroep Bedrijfsvoering

Vakgroep Fysiek

Vakgroep Sociaal

De Vakgroepen zijn volop in ontwikkeling en bestaan uit meerdere gedreven professionals. De secretaresses werkzaam in de vakgroepen werken voor verschillende eenheden en teams.

De Vakgroep Bedrijfsvoering werkt voor de eenheden Organisatie, Veiligheid en Recht, Strategie, Financiën en Informatie.

Vakgroep Bestuursondersteuning voor het Bestuur.

Vakgroep Fysiek voor de eenheden Beheer en Onderhoud, Ruimtelijke Leefomgeving en Projecten, Vastgoed en Grond.

Vakgroep Sociaal voor de eenheden Jeugd, Zorg en Welzijn, Activerium en Inkomen en Publiek Ondernemen en Wijken.



Functieomschrijving
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en flexibele eenheidssecretaresse die in staat is om het management werk uit handen te nemen. Je moet hierbij kunnen anticiperen op te nemen acties en snel kunnen schakelen. Je werkt proactief, kunt goed werken onder druk en houdt daarbij het overzicht. Jij hebt inzicht in de organisatie en de bedrijfsprocessen. Je beheert de agenda en e-mail van de managers; complex agendabeheer is onderdeel van de werkzaamheden. Je bereidt diverse overleggen en bijeenkomsten voor en je notuleert en bewaakt de actiepunten. Naast de reguliere overleggen verzorg je ook wethoudersoverleggen vanaf het opstellen van de agenda, het klaarzetten van de stukken, notuleren en verslaglegging. Je verzorgt de correspondentie en verzorgt de routing van de stukkenstroom voor de besluitvorming. Naast de ondersteuning van de manager(s) lever je een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van de secretaresse Vakgroepen.

Functie-eisen
We zijn op zoek naar een eenheidssecretaresse die: 

Minimaal een MBO 4 diploma en HBO werk- en denk niveau heeft 

Ervaring in een soortgelijke functie of affiniteit heeft met notuleren en complex agendabeheer 

Van aanpakken weet en de handen uit de mouwen steekt 

Het leuk vindt en goed is in het organiseren en plannen

Beschikt over goede communicatievaardigheden (mondeling en schriftelijk) en makkelijk contacten legt

Digitaal vaardig is en met name goed met Outlook en bij voorkeur met DMS kan werken

Over de volgende eigenschappen beschikt, dienstverlenend, sociaal vaardig, enthousiast, een teamspeler, proactief, stressbestendig, accuraat



Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden je: 

Een functie in een open en ambitieuze organisatie, met volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. 

De mogelijkheid om een bijdrage te leveren aan de doorontwikkeling van het secretaresse vak en de secretaresse Vakgroepen.

Een uitdagend en afwisselend takenpakket.

Een salaris van minimaal € 1.818,- (aanloopschaal 6 ) en maximaal € 2.986,- bruto per maand (functionele schaal 7 ) bij een 36-urige werkweek. 

Een eigentijds arbeidsvoorwaardenpakket met een vrij besteedbaar budget (IKB) bovenop je salaris. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw budget, inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering, besteedt.



Contact-informatie
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Barbara Post, Operationeel Leidinggevende Vakgroep Secretaresses Fysiek en Sociaal, telefoonnummer 06-28562245 en/of Jansje Zilvold manager bestuursondersteuning a.i. tel.nr. 06-27189125

Solliciteren?
Reageren op deze vacature kan alleen via de solliciteer button op deze website. Vanwege het digitale proces kunnen te laat binnengekomen reacties of op een andere manier ingediende sollicitaties niet worden meegenomen in het proces. Wij zien je reactie graag uiterlijk 18 november 2018 tegemoet.
De vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.

De gemeente Apeldoorn geeft om een inclusieve organisatie. We hechten daarbij waarde aan diversiteit. We nodigen iedereen die zich aangetrokken voelt tot deze functie uit om te solliciteren.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.